Règlement de consultation des archives

 

Généralités
   
1. Les archives de l'Abbaye sont accessibles au public dans les limites fixées par le présent règlement. Toute recherche est libre et gratuite. Une salle de consultation est à la disposition des chercheurs.
   
Conditions d'admission
   
2. Le lecteur qui désire consulter les documents d'archive doit avoir au préalable pris rendez-vous par téléphone. Lors de sa première visite, il remplit une fiche de lecteur, indique le but de sa recherche et s'engage à remettre spontanément aux archives de l'Abbaye un exemplaire de sa publication ou une copie de leur mémoire, thèse ou autre. Lors de la rédaction de sa recherche, il n'oubliera pas de mentionner ses sources.
   
Commande et réservation de documents
   
3. Pour commander un document, le chercheur doit remplir lisiblement une fiche (demande de consultation) donnée par l'archiviste. Il ne peut commander simultanément plus de trois références (registre, dossier, portefeuille, fichier, etc.) dont la consultation sera strictement personnelle.
4. Les archivistes se réservent le droit de ne pas communiquer des documents précieux ou endommagés. Sont consultables les documents qui ont plus de 60 ans à compter de la date de clôture du dossier, du document d'archives ou de la dernière inscription portée. Toutefois, les documents relatifs à des situations privées et personnelles deviennent consultables après 70 ans.
   
Salle de travail
   
5. Les documents d'archives ne peuvent être consultés que dans la salle de travail ; il en va de même des livres, usuels et autres librement consultables sur place. Aucun prêt à l'extérieur n'est autorisé.
6. Pour des raisons de sécurité, les effets personnels, y compris manteaux, parapluies, sacs, classeurs, ne sont pas autorisés dans la salle de consultation. Ils doivent être déposés à l'endroit indiqué par le personnel. Par égard pour les autres utilisateurs, les lecteurs doivent respecter la tranquillité de la salle de travail. Il est interdit de fumer, boire ou manger dans la salle de travail ; les lecteurs en possession d'un téléphone portable sont priés de le mettre en mode silence.
7. Durant la pause de midi, le chercheur est prié de laisser sa place de travail propre et de ranger les documents en cours de consultation. Le soir, il débarrassera sa table de travail 10 minutes avant la fermeture des AASM.
   
Documents d'archives
   
8. Les documents d'archive doivent être maniés avec le plus grand soin. Aucune pièce ne doit être retirée ou déclassée d'un dossier. Au besoin, le chercheur se servira de signets en papier mis à sa disposition dans la salle de travail, qu'il n'oubliera pas ensuite d'ôter. Si le chercheur trouve un document en état précaire de conservation ou présentant quelque problème, il en informera immédiatement le personnel.
9. Avant de quitter les AASM, le lecteur est prié d'indiquer si les documents en prêt sont encore utilisés ; il les restitue personnellement lorsque leur consultation est terminée.
   
Reproduction de documents
   
10. Photocopies. En principe, il est interdit de photocopier les documents d'archives. Dans des cas exceptionnels, les photocopies doivent être commandées à l'aide du formulaire ad hoc. Si la nature, le format et l'état de conservation des documents le permettent, elles seront exécutées par le personnel selon sa disponibilité et dans l'ordre des commandes. Tous les documents anciens, reliés ou précieux, antérieurs à 1800, ne peuvent pas être photocopiés. Il en va de même de tous les documents dont l'état est fragile.
11. Photographies. Les documents d'archive ne peuvent être photographiés sans une autorisation préalable et sous les mêmes réserves que ci-dessus.
   
Recherches effectuées par le personnel
   
12. Les collaborateurs des archives de l'Abbaye fournissent aux lecteurs des renseignements d'ordre scientifique, des conseils en salle de lecture et les aident à lire de brefs passages de documents dans la mesure du possible. Pour toute transcription ou traduction de documents, l'émolument fixé est de 120 francs par heure, tout compris.
   
Dispositions finales
   
13. La non observance du susdit règlement entraîne l'interdiction de fréquenter les archives de l'Abbaye.
   

Informations pratiques
   
1. Les archives de l'Abbaye sont accessibles au public dans les limites fixées par le présent règlement.
2. Les Archives de l'Abbaye sont ouvertes du mercredi après-midi au vendredi de 8h30 à 12h00 et de 13h30 à 17h00 ; elles sont fermées le lundi, le mardi, le mercredi matin, le samedi, le dimanche ainsi que les jours fériés.
3. Les chercheurs et lecteurs qui désirent consulter les archives doivent avoir au préalable pris rendez-vous par téléphone au 024/ 486.04.04, ou par e-mail à info@digi-archives.org.
4. La salle de travail est ouverte du mercredi après-midi au vendredi de 8h30 à 11h55 et de 13h30 à 16h55, exceptionnellement et sur demande le samedi. Elle est en principe fermée le lundi, le mardi, le mercredi matin, le samedi, le dimanche ainsi que les jours fériés. En juillet et août, ainsi que pendant les vacances scolaires (Noël, Pâques, etc.), la salle est ouverte sur rendez-vous.
5. Les commandes de documents d'archives ne sont plus exécutées après 11h30 et 16h45.
6. En principe, il est interdit de photocopier les documents d'archives. Dans des cas exceptionnels, des photocopies doivent être commandées à l'aide du formulaire ad hoc. Si la nature, le format et l'état de conservation des documents le permettent, elles seront exécutées par le personnel selon sa disponibilité et dans l'ordre des commandes à raison de Fr. 0,30 pour les copies A4 et de Fr. 1.50 pour les copies A3.
7. Tous les documents anciens, reliés ou précieux, antérieurs à 1800, ne peuvent pas être photocopiés. Il en va de même de tous les documents dont l'état est fragile. La reproduction photographique est par contre autorisée de cas en cas. Il est toutefois interdit de photocopier les documents d'archive sans autorisation.